Важно! Так же при регистрации вы указывали примеры SKU для каждого из ваших магазинов. Программа будет обрабатывать товары ТОЛЬКО из этих магазинов и игнорировать остатки и продажи по другим магазинам. Чтобы добавить новые магазины программу обратитесь в поддержку.

Во-первых, необходимо загрузить данные об остатках и продажах по всем магазинам за весь период. Для этого в личном кабинете КЕ нужно скачать отчет об остатках по всем магазинам в формате XLSX. И отчет о продажах так же по всем магазинам в формате XLSX. В отчете о продажах нужно выбрать период с даты начала продаж самого первого магазина по текущую дату.
Теперь в программе выбираем пункт меню: Загрузка данных => Загрузка остатков на складе КЕ. В появившемся окне выберите файл с остатками в формате excel, который только что скачали и нажмите Открыть. Внимание! По умолчанию, для выбора файла открывается папка «Загрузки», если у вас скаченные файлы сохраняются в другой папке, перейдите в нее и найдите нужный файл.

При каждой загрузке отчета об остатках программа будет искать новые товары, которые еще сохранены в ней. Разумеется, при первой загрузке появится сообщение о том, что все товары новые. Но после заполнения справочника товаров это сообщение будет появляться, только если вы добавили новые товары на КЕ или добавили новый магазин в программу.

Также загружаем отчет о продажах. Для этого открываем пункт меню Загрузка данных => Загрузка продаж КЕ и выполняем те же действия, что и при загрузке остатков.
В нижнем правом углу главного экрана программы отображается имя и дата последнего загруженного файла с остатками и продажами, чтобы была возможность проконтролировать процесс загрузки. Также после загрузки отчёта о продажах на главном экране обновятся данные о продажах за день и текущий месяц по всем вашим магазинам.

Первым делом вам нужно выбрать меню: Операции со справочником => Загрузить новые товары из остатков КЕ. В открывшемся окне у вас отобразятся все товары, которые есть в отчете об остатках, но еще не сохранены в справочнике товаров. Нажмите кнопку «Добавить». После этого появится окно с предложением загрузить файл «Products». Чтобы скачать этот файл, зайдите в ЛК КЕ, в пункте «Товары» нажмите кнопку «Обновить цены» в правом верхнем углу. В появившемся окне нажмите «скачать файл» в первом шаге. После этого вернитесь в программу, в окне с предложением загрузить Products нажмите кнопку «Загрузить», в появившемся окне выберите только что скачанный файл и нажмите Загрузить.
После этих операций у вас заполнятся следующие столбцы: SKU, Наименование товара КЕ и Характеристики. И в целом этого достаточно, чтобы начать пользоваться программой, но я предлагаю сразу разобраться с дополнительными настройками, которые сделают использование программы более наглядным и удобным.

Начнем со столбцов «Поставщик» и «Бренд». Эти параметры позволяют работать с конкретным поставщиком или брендом внутри магазина. Это бывает полезно при работе с закупками, продвижением, контролем остатков и автоматической генерацией новых SKU. Разберем принцип работы с этими параметрами на примере поставщиков. Работа с брендами будет аналогичной, с небольшими дополнениями, про которые я расскажу позже.

Чтобы создать нового поставщика на главном экране программы выберите пункт меню: «Справочники» => «Поставщики». В появившемся окне будут перечислены все ранее созданные поставщики, но данный момент список пуст. Нажмите кнопку с изображением плюса в верхнем правом углу. В появившейся строке введите название поставщика и нажмите ОК. Поставщик должен отобразиться в списке поставщиков. Если название поставщика нужно исправить, выберите нужную строчку и нажмите на кнопку с изображение карандаша. В появившемся окне внесите изменения и нажмите кнопку ОК. Таким образом нужно создать всех ваших поставщиков.

Как было сказано выше, работа с брендами строится схожим образом. Чтобы открыть справочник брендов на главном экране программы выберите пункт меню: «Справочники» => «Бренды». Если у поставщика нет четко выделенных брендов или для вас они бесполезны, просто создайте бренд с таким же названием, как у поставщика. Важное отличие от справочника поставщиков: при создании нового бренда кроме названия вам предложат ввести 3-4 символа, на основе которых можно будет генерироваться SKU для новых товаров этого бренда. Функция удобная, позволяет в дальнейшем сэкономить много времени, но на данный момент имеет ряд технических ограничений. Перейдите по ссылке, чтобы прочитать про генерацию SKU подробнее и определиться, нужна ли она вам. Если функция генерации для вас не актуальна, поле «символы бренда для SKU» можно оставить пустым. Когда введете все бренды (или продублируете поставщиков) нажмите кнопку ОК и возвращайтесь в справочник товаров.
В справочнике товаров выбираем нужный товар или сразу несколько (чтобы выделить несколько товаров зажмите клавиши shift или ctrl и выделите нужные товары мышкой), нажмите правую кнопку мыши, в появившемся контекстном меню наведи курсор мыши на «бренд» или «поставщик» и в появившемся списке выберите нужное наименование. Таким образом присвойте поставщика и бренд каждому товару. Повторюсь, даже если вы не используете бренды, это поле все равно должно быть заполнено, просто создайте бренд с таким же названием как поставщик и выберите его.

Следующий параметр важный параметр — это столбец «Снят с продажи». По умолчанию все новые товары имеют статус «В продаже», при этом поле «снят с продажи» отображается как пустое, чтобы не перегружать интерфейс лишней информацией. Чтобы изменить этот статус, выберите нужный товар или несколько (shift/ctrl), нажмите правую клавишу мыши, в появившемся контекстном меню наведите курсор на строчку «снят с продажи» и во всплывшем списке выберите нужный статус. Товары со статусом «снят с продажи» сразу же перестают учитываться при планировании закупок (эти товары перестанут отображаться в списках предлагаемых закупок и вы не сможете добавить в ручную, пока не зайдете в справочник товаров и не измените их статус на «в продаже»), а также пропадут из всех остальных отчетов программы, как только их запасы на складе КЕ закончатся. То есть этот параметр нужно применять только к тем товаром, которые вы больше никогда не планируете продавать в своем магазине.
Еще один полезный параметр – «сезонность». Этот параметр используется только при планировании закупок. Вы можете отмечать группы товаров, которые не хотите закупать в этот раз. Самый очевидный пример — это времена года или праздники. Отмечаете товары, которые продаются только в определение время. И весь год они не будут вам мешаться при составлении закупок, а когда придет время, в один клик вы можете добавить их в расчеты. И точно также в один клик убрать их расчетов, когда сезон праздников подойдет к концу, чтобы случайно не закупить товары, которые долгое время будут не востребованы. Так называемых «сезонностей» может быть любое количество, вы сможете разработать систему именно под свои товары. Чтобы добавить новую «сезонность», на главное экране программы выберите «Справочники» => «Виды сезонности». Появившееся окно работает по подобию справочников с поставщиками и брендами. В нем отображаются все ранее созданные сезонности. Чтобы создать новое значение нажмите кнопку с изображением плюса. Чтобы отредактировать ранее созданную запись, выберите ее и нажмите кнопку с изображение карандаша. Когда создадите все нужные записи, возвращайтесь в «справочник товаров» (Главный экран, «Данные» => «Справочник товаров»)

Последний параметр в справочнике товаров — это «Срок годности». У большинства товара сроков годности нет, поэтому по умолчанию все новые товары создаются без срока годности и весь связанный с этим функционал программы отключен. Если для вас это не актуально, можете пропустить следующий абзац и вернуться к нему, когда у вас появятся такие товары.
Если у вас есть товары со сроком годности и вам необходимого его отслеживать, первым делом перейдите на главном экране в меню «Данные» => «Настройки программы», в открывшемся окне поставьте галочку напротив настройки «Есть товары со сроком годности» и нажмите кнопку Сохранить. Теперь вернитесь в «Справочник товаров», выберите товар со сроком годности или несколько товаров (shift/ctrl) с одинаковым сроком годности, нажмите на нем правой кнопкой мыши, в контекстном меню нажмите на пункт «Срок годности». Появится окно с тремя параметрами. Параметр «Без срока годности» выбран у всех новых товаров по умолчанию. Вы можете либо указать срок годности в месяцах, либо поставить галочку в поле «Дата окончания срока годности на упаковки». От чего зависит этот выбор? Если на упаковке или в накладной поставщика указана дата производства, то в этом окне вы пишете сколько месяцев срок годности у товара. А если на упаковке или в накладных указана дата окончания срока годности, то вы просто ставите соответствующую галочку. Такое разделение сделано для ускоренного ввода данных при создании новых накладных поставщика. Вы один раз в справочнике вводите правильную настройку этого параметра и в дальнейшем при создании новых накладных, не задумываясь, вносите дату с упаковки или из документов поставщика, остальное программа посчитаете сама. Таким образом вы заполняете данные о сроках годности для всех подходящих товаров. У товаров без срока годности этот параметр остается пустой.

Первичную настройку справочника мы завершили. Переходим к ABC-анализу.

На данный момент во всех наших расчетах (закупки, продвижение, распродажи, остатки) используется ABC-анализ для каждого товара в отдельности.
Чтобы рассчитать ABC-анализ, нужно выбрать начало и конец периода, на основе которого будут производиться расчеты, и нажать кнопку «Пересчитать». Расчеты произведутся по всем вашим магазинам. Справа от кнопки «Пересчитать» появится информация о продажах за выбранный период. Ниже в таблице будут перечислены все SKU с данными по продажам за выбранный период и разделение на ABC-группы по трем параметрам: количество проданных единиц за период, выручка за период и прибыль за период. ABC-анализы по количеству проданных единиц и по выручке представлены только для ознакомления. Во всех отчетах используется ABC-анализ по прибыли.

После того как вы определились с периодом, который отображает наиболее актуальный данные для ваших магазинов, нажмите кнопку «Сохранить результаты ABC-анализа. После этого группы сохранятся в справочнике товаров для каждого SKU и будут использоваться в отчетах, пока вы не сохраните новые данные.

В главном окне перейдите: «Работа с накладными» => «Накладные поставщиков».
В открывшемся окне отображаются все накладные поставщика, которые вы сохранили в программе. Для удобства накладные разделены на 3 списка: «Все накладные», «Накладные с товарами в пути» и «Проблемные накладные». При открытии окна по умолчанию отображаются накладные, которые еще не поступили на склад КЕ.

Какие накладные поставщика необходимо сохранить в программе на этом этапе зависит от того, есть ли у вас товары со сроком годности.

1. Если у вас нет товаров со сроком годности, то для правильного расчета закупок и удобного контроля за остатками достаточно сохранить только те накладные поставщика, которые уже оплачены, но еще не поступили на склад КЕ.

2. Если у вас есть товары со сроком годности, то помимо уже оплаченных, но еще не поступивших на склад КЕ накладных, также нужно сохранить накладные, в которых содержатся товары со сроком годности, которые еще не распроданы. Это позволит вам также отслеживать просрочку.

Есть два способа создать накладную. Самый простой – это скопировать данные из накладной поставщика в формате excel. Если ваш поставщик предоставляет такие накладные, то первым делом нужно убедиться, что в накладной есть уникальный код поставщика для каждого товара. Это может быть штрих-код или внутренний код товара, который поставщики используют в своих программах учета. Без этого кода накладная для нас бесполезна и можно переходить ко второму методу ввода. Обратит внимание, многие поставщики, работающие с накладными, могут по запросу прислать накладную со штрих кодами или своими кодами. Уточните эту возможность у своих партнеров.

И так, нам повезло, у нас есть накладная поставщика, в формате excel, с некими уникальными кодами для каждого товара. Теперь в окне «Накладные поставщика» нажмите кнопку «Новая накладная», в открывшемся списке нажмите на пункт «Создать новую накладную из файла Excel».
В открывшемся окне заполните: номер накладной, дату накладной, выберите поставщика. Ниже выберите один из вариантов: «товар еще в пути», то есть товары из этой накладной еще не поступили на клад КЕ или «Товар уже на складе». Если часть товаров уже на складе, а часть еще хранятся у вас нужно выбрать «Товар еще в пути».

Приступаем к копированию данных из накладной. Нас интересуют только 6 столбцов: Код товара (штрих код или уникальный код), наименование товара, количество, цена, сумма, дата изготовления (если актуально). Перенос выглядит следующим образом: в программе вы выбираете информацию из какого столбца сейчас будете копировать, переходите в накладную, выбираете содержимое нужного столбца и копируете его, возвращаетесь в программу, нажимаете кнопку «Вставить из буфера обмена», данные отобразятся в таблице ниже. Убедитесь, что данные скопировались полностью и находятся в нужном столбце. Если совершили ошибку, скопируйте данные из накладной поставщика более внимательно и нажмите кнопку «Вставить из буфера обмена» еще раз, данные в столбце перепишутся. После этого отмечаете следующий тип информации и повторяете всю процедуру, пока не заполните нужные столбцы.
Иногда накладные состоят из нескольких листов. В таких накладных не получается скопировать всю нужную информацию из столбца за один раз. В таком случае выберите режим «добавить в конец колонки» и копируйте столбцы на каждой странице по отдельности. В этом режиме при нажатии кнопки «Вставить из буфера обмена» данные в колонке будут не перезаписываться, а дополняться новыми.
После того как заполните всю нужную информацию нажмите кнопку «Сохранить накладную».

Если поставщик не предоставляет накладные в подходящем формате, можно использовать альтернативный метод ввода. В окне «Накладные поставщика» нажмите кнопку «Новая накладная», в открывшемся списке нажмите на пункт «Создать новую накладную из списка товаров». В появившемся окне нужно заполнить номер накладной, дату накладной и выбрать поставщика. Если у поставщика нет «накладной» в классическом понимании, номер накладной можно заполнить произвольно, главное, чтобы он был уникальным. При попытке создать накладную с повторяющимся номером появится предупреждение об ошибке.
В таблице ниже отобразятся все товары выбранного поставщика, которое сохранены у вас в справочнике.

Теперь вам нужно открыть накладную поставщика (в бумажном виде, переписка в чате, файл с заказом и т.д.), найти все нужные товары в таблице программы и напротив нужных позиций проставить количество закупленного товара. Чтобы дополнительно сократить список товаров, можно выбрать нужный магазин и бренд. Поиск по товарам происходит с учетом выбранного поставщика, магазина и бренда, а не по всем товаром из справочника. По умолчанию цена закупки берется из последней сохранённой накладной поставщика. После сохранения накладной цену можно будет изменить. Чтобы увидеть только те позиции, по которым вы уже указали количество, поставьте галочку в поле «Показать только заполненные строки». Чтобы вернуться в режим заполнения накладной уберите эту галочку. После того как введете все нужные позиции, нажмите кнопку «Сохранить накладную». Этот метод создания накладной будет использоваться нечасто, так как даже если ваш поставщик не использует накладные, при планировании закупок накладная в программе будет формироваться автоматически.

Таким образом вам нужно ввести все актуальные накладные. После этого вернитесь к окну «Накладные поставщиков», список «Накладные с товарами в пути». Здесь отобразятся все накладные поставщиков, которые вы только что сохранили. Каждую накладную можно открыть двойным щелчком левой кнопки мыши. Если у вас есть накладные, которые вы создавали через окно «Создать новую накладную из списка товаров», и вам нужно изменить в них цену закупки, то откройте накладную, дважды щелкните левой кнопкой мыши на цене, которую хотите изменить, введите актуальную цену и нажмите Enter. Измените цены везде, где это необходимо.

Теперь нам нужно выбрать правильный статус у накладных. Переходим в окно «Накладные поставщиков», на нужной накладной нажимаем правой кнопкой мыши, в появившемся меню выбираем пункт «Статус накладной». В открывшемся окне отображаются 6 статусов:

Проблемная – статус для накладных, в которых есть ошибки. Как с ним работать разберем позже.

Новая (Проект) – новая накладная, которая создана либо при планировании закупок, либо в окне «Создать новую накладную из списка товаров». Подразумеваются, что в ней могут быть неточности по количеству и ошибки в цене закупки. Перед тем как изменить ее статус на «Новая», нужно устранить все ошибки.

Новая – это накладная, которую вы согласовали с поставщиком и оплатили, но товары еще не дошли до вас. По этой накладной мы будем сверять поставку, поэтому она должна полностью соответствовать тем товарам, которые вы оплатили по договору.

Подготовка – эти накладные уже хранится на вашем складе и готовятся к отправке в КЕ.

Отправлено на КЕ – эти товары отправлены в КЕ, но еще не приняты на складе.

На складе – эти товары приняты на склад КЕ и поступили в продажу.

Присвойте всем созданным накладным актуальный статус. Если в накладной одновременно присутствуют товары, которые хранятся у вас, и товары, уже поступившие на склад – выберите статус «Отправлено на КЕ» и добавьте соответствующий комментарий к накладной. Чтобы оставить комментарий, на нужной накладной нажмите правой клавишей мышки, в контекстном меню выберите пункт «Изменить комментарий», в появившейся строке введите свое примечание и нажмите ОК. Подробную работу с этими накладными разберем в следующем пункте.
В дальнейшем вы будете вносить в программу все накладные поставщиков сразу поле того, как оплатили партию. Это позволит вам отслеживать каждую единицу товара от момента покупки, до момента поступления на склад КЕ. Новые закупки будут рассчитываться с учетом всех уже оплаченных товаров. А также вы сможете быстро отслеживать ошибки на этапе работы ЦПТ и приемки товаров на склад КЕ.